Goed voorzitterschap

Wie kent ze niet, voorbeelden van processen die totaal mislopen? Projecten die soms gestart zijn met goede bedoelingen, maar totaal uit de hand lopen omdat er onvoldoende is geïnvesteerd in luisteren naar de bewoners, samen plannen maken, compromissen sluiten of draagvlak organiseren. Zo hebben we ook allemaal wel eens een vergadering meegemaakt die totaal uit de hand liep. Veel geschreeuw, een boze zaal, geen zinnige discussie meer en alle betrokkenen met een kater naar huis.
Er zijn er vast meer, maar we geven hier vanuit onze ervaring drie gouden regels die het voorzitten van ingewikkelde processen en vergaderingen succesvol kunnen maken.

Ga nooit met angst voor een zaal bewoners staan

Het is eerlijk waar. We kennen situaties waarin het noodzakelijke overleg met de buurt werd uitgesteld, omdat de betrokken gemeente- en corporatiemensen bang waren om voor zo’n zaal te gaan staan. Een goede keuze eigenlijk, want zoiets moet je ook nooit doen. Mensen merken het als je bang bent. Ze reageren daarop. Ze gaan in de aanval, terwijl ze dat eerst niet wilden. Ze wantrouwen jou en de rest van de wereld. Regel een onafhankelijke voorzitter die onbevreesd en onbevangen voor zo’n zaal gaat staan. Die jou, maar ook de zaal ruimhartig aan het woord laat. Die het niet pikt als de zaal geen antwoord krijgt, maar ook reageert als er vanuit de zaal alleen maar wordt gemopperd en geklaagd.

Ga ingewikkelde vragen en moeilijke discussies niet uit de weg

Heel veel processen lopen aan het einde spaak, omdat geschilpunten onderweg niet goed op tafel zijn gekomen, laat staan fatsoenlijk uitgepraat. De projectleider dacht misschien: dat geeft ruzie, hier komen we niet uit, laten we het maar naar achteren verschuiven (of ‘parkeren’). Dat lost niks op. Het maakt problemen alleen maar groter. Want als je de moeilijke discussies op het juiste moment voert, heb je de kans dat het echt om de inhoud gaat. Dan maak je het mogelijk dat de uitkomst, het oplossen van een probleem, een rol speelt in het verdere traject. Ook in een discussie met een buurt moet je moeilijke kwesties niet uit de weg gaan. Hoe vaak horen we niet: ‘Dat vraagt u nu wel, maar daar willen we het vanavond niet over hebben.’ Dat is een zwaktebod. Je kunt een zaal best vragen bij het onderwerp van de avond te blijven, maar je moet geen mensen de mond snoeren.

 

Wees zorgvuldig in de voorbereiding van bijeenkomsten

Vaak is er in processen alleen maar aandacht voor de inhoudelijke zaken. Er is onderzoek gedaan, er zijn rapporten geschreven, er zijn talloze mensen aan het werk geweest. Tijd voor een bijeenkomst. Er is een datum bepaald. Er is een zaaltje gehuurd. Alle betrokkenen zijn uitgenodigd. De datum komt dichterbij. Er is vergeten een goede voorzitter te regelen. Alle goede voorzitters hebben een volle agenda en zijn al bezet. Dan maar ‘second best’. Op de avond zelf blijkt er geen goede technische installatie te zijn. De inleiders zijn niet goed te verstaan. En het geluid van de bewoners komt al helemaal niet goed door. Het wordt een ellendige bijeenkomst. Het effect van een maandenlange goede inhoudelijke voorbereiding wordt in een paar uur teniet gedaan. Grote bijeenkomsten voorbereiden is een vak apart, een ambacht. Spring er niet te lichtvaardig en vooral niet amateuristisch mee om.

Onafhankelijk

Linssen en van Asseldonk trekt graag aan ingewikkelde processen en projecten, bijvoorbeeld als onafhankelijk voorzitter van een projectgroep. We doen dat met veel aandacht en respect voor alle partijen aan tafel. We letten goed op dat het proces logisch leidt tot keuzes en we schuiven moeilijke discussies niet onder het tapijt. Ook zitten we graag grote bijeenkomsten, bijvoorbeeld buurtvergaderingen voor. Wel onder een aantal voorwaarden. We mogen kritisch zijn naar alle deelnemers aan zo’n avond en de techniek moet in orde zijn!